Guide de conduite et d'éthique des affaires de Travelzoo

Introduction

Ce Guide de conduite et d'éthique des affaires définit les pratiques et procédures essentielles pour tous les employés, administrateurs, agents et consultants (collectivement, les « Représentants ») de Travelzoo et de ses filiales. Il ne prétend pas être exhaustif, mais il établit les principes de base destinés à guider le comportement et à éviter toute apparence d'irrégularité. En cas de conflit entre ce Guide et la loi, il faut suivre la loi et consulter son responsable. Toute violation peut entraîner des mesures disciplinaires, jusqu’au licenciement. Pour signaler un problème, reportez‑vous à la section 14.

1. Respect des lois, règles et règlements

Le respect de la loi, tant dans son esprit que dans sa lettre, constitue le socle de l’éthique chez Travelzoo. Tous les Représentants doivent se conformer aux législations applicables dans les juridictions où l’entreprise opère. Il n’est pas nécessaire de tout mémoriser, mais il faut savoir quand solliciter l’avis d’un superviseur, d’un responsable ou d’un service compétent.

Travelzoo propose, sur demande, des sessions de formation sur la conformité, notamment sur les lois relatives aux délits d’initiés.

2. Conflits d’intérêts

Un conflit d’intérêts survient lorsqu’un intérêt personnel interfère avec les intérêts de Travelzoo. Cela inclut les situations où des actions ou des relations nuisent à la performance objective ou procurent un avantage personnel indu aux Représentants, administrateurs ou leurs familles. Les prêts ou garanties accordés à des membres de la famille peuvent également créer un conflit.

Travailler pour un concurrent, un client ou un fournisseur – même en tant que consultant ou membre du conseil – est généralement interdit. Toute implication directe ou indirecte doit être autorisée par le conseil d’administration. Les conflits potentiels doivent être divulgués aux superviseurs, aux ressources humaines ou traités selon la procédure décrite à la section 14.

3. Délits d’initiés

Les Représentants disposant d’informations confidentielles ne doivent ni les utiliser ni les communiquer à des fins de transactions ou d’avantages personnels. Toute information non publique de Travelzoo est confidentielle. Son utilisation ou sa diffusion constitue une infraction éthique et légale. Consultez la politique « Trading in Shares » via les Ressources humaines.

4. Opportunités d’entreprise

Les Représentants, dirigeants et administrateurs ne peuvent exploiter à titre personnel des opportunités découvertes grâce aux ressources de Travelzoo sans l’accord du conseil d’administration. Les biens, informations ou positions de l’entreprise ne doivent pas servir à un profit personnel ni à concurrencer Travelzoo.

5. Concurrence et loyauté

Travelzoo s’engage à concourir de manière loyale et honnête. Il est interdit de voler des informations propriétaires, de détenir des secrets commerciaux sans autorisation ou d’inciter à leur divulgation. Les relations avec clients, fournisseurs, concurrents et collègues doivent être fondées sur l’équité, sans manipulation, dissimulation ou fausse représentation.

Les cadeaux et les divertissements sont acceptables lorsqu’ils visent à entretenir de bonnes relations et non à obtenir un avantage indu. Ils doivent : (1) ne pas être en espèces, (2) être conformes aux pratiques commerciales usuelles, (3) avoir une valeur inférieure à 100 $, (4) ne pas ressembler à des pots‑de‑vin, et (5) respecter la législation en vigueur. En cas de doute, consultez votre superviseur.

6. Discrimination et harcèlement

Travelzoo valorise la diversité et l’égalité des chances. Toute forme de discrimination ou de harcèlement illégal – qu’il s’agisse de remarques raciales, ethniques, religieuses ou d’avances sexuelles non désirées – est strictement prohibée.

7. Santé et sécurité

Travelzoo assure un environnement de travail sûr. Les Représentants doivent respecter les consignes de sécurité, signaler tout danger, accident ou blessure, et s’abstenir de tout acte violent, menace, consommation de drogues illégales ou d’alcool qui altère leurs fonctions.

8. Tenue des registres

Des dossiers exacts permettent de prendre des décisions éclairées.

Les notes de frais doivent être accompagnées de pièces justificatives précises. En cas de doute, adressez‑vous à votre superviseur ou au directeur comptable.

Les livres, registres et états financiers doivent refléter fidèlement les transactions, conformément aux exigences légales et aux contrôles internes. Aucun fonds « hors bilan » n’est autorisé, sauf disposition légale expresse.

Évitez les exagérations ou les propos diffamatoires dans les courriels, rapports ou tout autre document. Respectez les politiques de conservation des documents et sollicitez les Ressources humaines en cas de litige ou d’enquête.

9. Confidentialité

Protégez les informations confidentielles de Travelzoo et de ses clients, sauf autorisation ou obligation légale. Cela inclut les données non publiques susceptibles d’avantages pour les concurrents ou de préjudice si divulguées. L’obligation de confidentialité perdure après le départ de l’entreprise, conformément aux accords de non‑concurrence, de non‑divulgation et de cession.

10. Protection et utilisation appropriée des actifs de Travelzoo

Utilisez les actifs de l’entreprise de façon prudente et signalez immédiatement tout soupçon de fraude ou de vol.

Le matériel fourni est destiné à un usage professionnel ; une utilisation personnelle limitée peut être autorisée. Protégez les informations propriétaires telles que secrets commerciaux, propriété intellectuelle, plans et données. Toute utilisation non autorisée constitue une violation de la politique et peut être illégale.

11. Paiements au personnel gouvernemental

Le Foreign Corrupt Practices Act (États‑Unis) et les lois analogues interdisent les pots‑de‑vin aux fonctionnaires étrangers. Aucun paiement illégal n’est toléré, où qu’il se produise.

Les règles américaines limitent les gratifications aux agents gouvernementaux. Les violations sont pénales.

Conformez‑vous aux législations anti‑corruption mondiales, telles que le UK Bribery Act. Consultez la politique anti‑corruption de Travelzoo via les Ressources humaines ou le service juridique.

12. Dérogations au Guide de conduite et d’éthique

Les dérogations accordées aux dirigeants ou administrateurs nécessitent l’approbation du conseil d’administration et une divulgation légale.

13. Signalement de comportements illégaux ou contraires à l’éthique

Discutez de vos préoccupations avec votre superviseur ou votre manager. Aucun représailles ne seront prises à l’encontre d’un signalement de bonne foi. Coopérez aux enquêtes.

Consultez la politique intranet relative aux plaintes anonymes en matière de comptabilité/audit, mise à disposition à l’embauche et chaque année.

14. Procédures de conformité

Pour assurer une application cohérente :

• Rassembler tous les faits.
• Évaluer : le comportement est‑il contraire à l’éthique ? Utiliser son jugement.
• Clarifier les rôles ; impliquer les collègues si nécessaire.
• Consulter le superviseur.
• Faire appel aux managers ou aux Ressources humaines le cas échéant.
• Signaler de façon confidentielle ; l’anonymat est protégé et aucune représaille n’est permise.
• Demander des orientations avant d’agir.

Les signalements doivent être adressés à : Travelzoo, Attention : General Counsel, 590 Madison Avenue, 37th Floor, New York, NY 10022.